Pour une entreprise, la gestion de la trésorerie est vitale et chronophage. Elle nécessite également d'anticiper les décisions futures et demande de solides connaissances techniques. En cas d'erreur ou de maladresse, vous risquez tout simplement de mettre à mal l'avenir de votre entreprise. Avant d'en arriver à une telle extrémité, prenez le temps de découvrir les conseils contenus dans le texte ci-dessous.
1. Ne pas utiliser les outils de gestion spécialisés
De nombreux responsables de petites entreprises estiment qu'un simple tableur Excel reste amplement suffisant pour gérer efficacement leur trésorerie. Pourtant, à bien y regarder, il est préférable de se tourner vers des solutions informatiques dédiées. Ne pensez surtout qu'il faille un diplôme en comptabilité pour vous en servir ! Les éditeurs de logiciels ont fait de gros efforts ces dernières années afin de rendre leurs produits accessibles au plus grand nombre. Les versions actuellement proposées disposent désormais de toutes les fonctionnalités nécessaires à la bonne gestion de la trésorerie. Elles sont par exemple capables de calculer le BFR, d'estimer le chiffre d'affaire provisionnel, de suivre l'ensemble des transactions en cours, anticiper l'impact des éventuels retards de paiement, automatiser les relances des créances clients, mettre en place un processus de recouvrement efficace ou encore d'estimer le DSO (Days Sales Outstanding), soit en français, la moyenne du nombre de jours nécessaires à une entreprise pour percevoir les paiements de ses clients).
2. Mal estimer le BFR
Si vous n'êtes pas initié aux notions comptables, sachez que ce terme désigne le Besoin en Fonds de Roulement. Il s'agit d'un indicateur servant à estimer le montant nécessaire pour faire face à l'ensemble des charges à venir en attendant le règlement des factures par les clients. Mal estimé, le BFR pourra mettre en péril l'avenir de votre PME (difficultés financières, retard de paiement, ouverture d'une procédure judiciaire...). Dans la plupart des cas, le BFR est estimé à la baisse. Pour ne pas commettre une telle erreur, n'oubliez donc pas de prendre en considération l'ensemble des éléments (dettes fiscales, sociales, charges fournisseurs).
3. Dépenser sans compter
Il est impossible de réaliser une bonne gestion financière sans contrôle des dépenses ! Avant d'investir dans un nouvel équipement, vérifiez bien qu'il est nécessaire à votre société. Ne tombez pas dans le piège provoqué par les nouvelles technologies. En effet, il faut bien garder à l'esprit qu'il est terriblement dangereux pour la trésorerie de remplacer du matériel non amorti en totalité. Une telle réflexion doit également s'étendre à tous les recrutements.
4. Négliger le choix des méthodes de financement
Il existe sur le marché de nombreuses solutions permettant de financer le développement d'une entreprise. Cependant, toutes ne conviendront pas forcément à votre domaine d'activité. Ainsi, il n'est pas toujours judicieux de financer sur les réserves de l'entreprise un nouvel investissement. Il est parfois en effet plus intéressant de recourir à l'emprunt bancaire afin de ne pas pénaliser le BFR.
5. Ne pas réduire les délais de paiement
Bien sûr, il est important pour le business d'accorder certaines facilités de paiement à vos clients. En procédant de la sorte, vous vous démarquez de la concurrence et commencez à établir une relation de confiance avec le client. Cependant, en acceptant un délai de paiement trop long, vous prenez dans le même temps le risque d'impacter négativement la trésorerie et donc l'avenir de votre entreprise. Sachez qu'en règle générale, les experts comptables recommandent aux petites et moyennes entreprises d'accorder à ses clients au maximum 30 à 45 jours pour effectuer le règlement. Retenez également que, d'une manière générale, vous ne devez jamais autoriser des délais trop importants pour une prestation nécessitant une implication importante des ressources et des savoirs de votre entreprise.
6. Ne pas relancer les factures impayées
Émettre des factures reste évidemment une excellente chose pour une entreprise mais encore faut-il qu'elles soient effectivement réglées par le client ! Vous aurez sans doute déjà compris que les factures impayées constituent une menace importante pour la bonne gestion de la trésorerie. Commencez par mettre en place un suivi précis de chaque facture. Profitez également des outils informatiques à votre disposition pour construire des alertes et des rappels automatiques, une fois les délais accordés arrivés à leur terme. Élaborez ensuite une stratégie de communication auprès du client concerné. Prenez contact avec lui et rappelez-lui ses obligations envers votre société. Si tout ceci demeurait sans effet, vous n'aurez d'autre choix que de débuter une procédure de recouvrement amiable.