Né au cours des années 1950 dans les entreprises américaines, l'open space a su séduire un nombre croissant de sociétés européennes et françaises. Ce type d'aménagement consiste à faire tomber les cloisons qui séparent habituellement les bureaux individuels. Les collaborateurs voient ainsi leurs postes de travail réunis au sein d'un espace plus grand et plus aéré, mais aussi parfois plus bruyant. Fort de ses nombreux avantages, l'open space comprend également certains inconvénients : découvrez comment les réduire au minimum avec ces 5 règles d'or.
Règle d'or n° 1 : étudier l'espace disponible
Si vous envisagez de créer un
open space au sein de votre entreprise, la première bonne pratique à respecter consiste à étudier l'espace dont vous disposez. En effet, l'
aménagement de bureaux ne s'improvise pas : vos travaux devront tenir compte des spécificités de vos locaux et de vos installations actuelles. S'il est plutôt facile de changer la disposition du mobilier, la modification des équipements électriques pourra s'avérer plus contraignante ! Vous gagnerez donc à vous munir d'un plan détaillé de la pièce à aménager. Ce plan devra également préciser les dimensions de l'
espace de travail afin que vous puissiez opérer des choix judicieux par la suite.
Règle d'or n° 2 : penser en termes de productivité et de circulation
Une fois que vous disposerez de toutes les informations et dimensions utiles, vous pourrez commencer à réfléchir à la meilleure disposition possible. L'un des principaux
avantages de l'open space réside dans le gain de place réalisé. Attention, toutefois, à ne pas surcharger votre espace de travail ! Celui-ci devra favoriser la productivité de vos collaborateurs. À cette étape, le maître-mot qui devrait guider votre réflexion tient en quatre syllabes : circulation. Les salariés de votre entreprise devraient pouvoir circuler en toute liberté, tout comme les informations et les documents. Pensez donc à organiser votre open space en fonction des différents pôles qu'il abritera. Vous pourrez ensuite différencier les espaces avec un marquage au sol, mais aussi des cloisons amovibles.
Règle d'or n° 3 : ne pas faire l'impasse sur le bien-être
L'époque où l'on distinguait la productivité et le confort des salariés est bien révolue. Désormais, la qualité de vie au travail (QVT) joue un rôle fondamental au sein des entreprises. Celles-ci gagnent à offrir un environnement de qualité à leurs collaborateurs : plus efficaces, ces derniers développent moins de troubles musculo-squelettiques susceptibles d'entraîner des arrêts de travail. Mais qu'est-ce qu'un open space confortable ? C'est avant tout un espace pratique pour ceux qui l'occupent au quotidien. Prévoyez des rangements modulables pour chaque poste de travail : vous éviterez ainsi à vos collaborateurs de se déplacer en permanence pour aller chercher les documents dont ils ont besoin.
Les sources de lumière naturelle pourront également jouer un rôle important dans le bien-être de vos salariés : n'hésitez pas à placer des bureaux à proximité
des fenêtres de votre open space lorsque c'est possible. Enfin, un environnement de travail confortable tient compte des spécificités du travail sur ordinateur. Prévoyez un budget conséquent pour équiper les différents postes avec des fauteuils de bureau ergonomiques, sans oublier l'incontournable espace de repos qui permettra à vos collègues de se détendre lors des pauses.
Règle d'or n° 4 : veiller au confort acoustique des salariés
L'un des principaux inconvénients de l'open space réside dans la pollution sonore qui peut parfois gêner le travail des équipes. C'est pourquoi vous devrez veiller à préserver l'environnement
acoustique de vos collaborateurs, surtout s'ils passent du temps au téléphone avec des clients ou des fournisseurs. En matière d'
isolation, plusieurs solutions s'offrent à vous. Vous pourrez ainsi opter pour des cloisons isolantes, mais aussi pour du mobilier acoustique. Vous pourrez en outre vous tourner vers un revêtement spécialement conçu pour isoler les plafonds ou les sols de votre open space. Enfin, des panneaux phoniques suspendus pourront vous aider à créer des démarcations entre les différents postes de travail tout en garantissant le confort des collaborateurs.
Règle d'or n° 5 : impliquer les collaborateurs dans les prises de décision
Lors de l'aménagement d'un open space, les considérations pratiques peuvent facilement prendre le dessus. Et si vous faisiez intervenir vos salariés lors de votre phase de réflexion ? Ces derniers pourront vous donner des idées intéressantes en matière d'organisation, mais pas seulement. Ils prendront probablement plaisir à s'impliquer dans la
décoration de leur nouvel espace de travail, dont l'aspect
esthétique jouera aussi un rôle dans leur productivité. Ne l'oubliez surtout pas : vos collaborateurs font partie des piliers de votre culture d'entreprise. Vous aurez donc tout intérêt à les impliquer dans l'aménagement de votre open space !
