Dès la création de sociétés, le promoteur doit déjà être conscient de toutes les modifications possibles qu’une entreprise peut subir. Le transfert du siège social figure parmi les changements éventuels au sein d’une société, au cours de son existence. Le transfert d’un siège social requiert le suivi d’une certaine procédure et le respect des formalités juridiques.
Les préparations du transfert de la société
La décision de transfert le siège social d’une société est, en général, prise lors d’une réunion en assemblée ordinaire. La procédure peut toutefois être différente, compte tenu de ce qui est stipulé dans le statut. Mais généralement, la prise de décision doit être concrétisée par l’établissement d’un procès-verbal (PV). Pour pouvoir être utilisé légalement, ce PV est à certifier par le représentant légal de la société.
L’étape suivante de la démarche consiste à publier un avis du changement de siège dans un journal d’annonces légales. On dispose d’un délai d’un mois, à partir de la date de la signature du PV, pour faire l’annonce. Deux publications sont requises dans le cas d’un déménagement du siège dans un autre département. Une annonce légale doit indiquer explicitement l’ancienne et la nouvelle adresse du siège social. Elle contient également des informations permettant d’identifier l’entreprise.
En outre, le justificatif de jouissance devrait être déjà à disposition pour pouvoir avancer dans la constitution de dossier. Le contrat bail fait par la société peut constituer un justificatif de jouissance.
Enfin, il faut aussi procéder à la modification des statuts tenant compte du changement d’adresse du siège social. Le statut modifié figure parmi les dossiers à déposer.
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Dépôt du dossier de transfert de siège social
Le dépôt du dossier au Centre des formalités des entreprises (CFE) est une formalité exigée d’un transfert d’un siège social. Le dépôt peut être aussi fait au tribunal du commerce dont dépend territorialement le nouveau siège. Le dossier est composé d’une déclaration accompagnée d’un certain nombre de documents.
Les documents déjà constitués figurent parmi ces pièces. Ils comprennent un exemplaire de PV de décision de transfert de siège social et un exemplaire du statut mis à jour. Chaque exemplaire doit être certifié conforme par le représentant légal.
Le dossier à fournir comprend aussi le formulaire M2, dûment rempli et signé par le représentant légal. Le formulaire est à retirer au CFE, ou à télécharger sur un site de service public. Le formulaire M 2 est une déclaration faite pour prévenir les administrations de toutes modifications effectuées sur une société.
Enfin, le dossier doit comprendre aussi le justificatif de jouissance et l’attestation de parution d’annonces légales. L’attestation doit contenir la date de parution et le numéro de l’avis d’annonce. Dans le cas d’un transfert de siège dans un autre département, le dépôt des deux attestations de parution est demandé. Dans ce même cas, la liste de tous les sièges antérieurs de la société doit être jointe au dossier.
Toute la procédure peut être effectuée par une personne mandatée détenant l’acte lui conférant le pouvoir.
Informer les partenaires de l’entreprise
Comme lors d’une création d’une société, le transfert d’un siège social doit faire l’objet d’une large publicité. Toutes les entités en contact avec l’entreprise doivent être prévenues de la situation dans le meilleur délai. Cette situation peut également être exploitée comme moyen de présenter l’organisation à d’autres clients et fournisseurs potentiels.
Il convient d’essayer de dresser la liste des organisations qui ne sont pas susceptibles d’être renseignées par le CFE . Les informations concernant le transfert du siège social doivent ensuite être envoyées à chaque établissement répertorié. Dans cette liste doivent figurer, en premier lieu, les organismes financeurs de la société. Ils sont composés des banques, mais aussi des organismes privés et publics spécialisés dans le domaine.
Une pratique efficace pour communiquer au public le nouveau siège social consiste à faire une publicité ou une annonce légale. On peut ainsi profiter de l’occasion pour faire connaitre l’entreprise à un public plus large.
Enfin, la modification de l’entête de la société sur les courriers à envoyer constitue déjà un moyen d’information des partenaires.